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Organiza tus archivos

organiza tus archivos para backup online


¿Tiene problemas para recordar dónde guardó los documentos? ¿Has averiguado meses después que has eliminado la carpeta equivocada? Cuanto más tiempo tiene un ordenador, mas archivos  creamos y más difícil es encontrar los archivos que queremos. Para ayudarle a limpiar tu ordenador y  no perder documentos importantes, hemos preparado algunos consejos simples:

Crear carpetas

Mucha gente guardar todos sus archivos en su “Mis documentos”, pero esto hace que sea muy difícil encontrar los archivos más tarde. Si va a guardar mp3, colóquelos en la carpeta Música. Si está trabajando en un proyecto específico, cree una carpeta sólo para ese  trabajo. De esta manera puedes encontrar los archivos que quieras en un solo vistazo.

Si tiene demasiadas carpetas en cualquier lugar, que desee encontrar un archivo  puede ser difícil. En este caso se sugiere la creación de carpetas por orden Alfabetico “A”, “B”, “C”, etc

A continuación, puede colocar carpetas que comienzan con “M” en la “M”, es decir la carpeta “Música” o “Cine”. Esto aumentará la velocidad a la que usted puede encontrar sus archivos.

Borrar nombres de archivos

Si le das a tus archivos nombres oscuros o simplemente los llaman “documento sin título 4”, que puede ser muy difícil encontrar el archivo correcto en el futuro. Sugerimos tomar unos segundos para revisar el documento y llegar a un nombre claro antes de guardarlo. Trate de incluir palabras clave en el nombre de archivo para ayudarle a buscar los datos en el sistema.

Si el archivo contiene información de una fecha determinada es decir, “los nuevos clientes a su negocio adquirido el 14 de junio”. Usted puede agregar la fecha del comienzo del título del documento, debe organizar la fecha en el siguiente formato AAAAMMDD  Esto le permitirá organizar los archivos por fecha según la clasificación de la carpeta simplemente por su nombre de archivo.

Si hace cambios drásticos en un documento que puede ser conveniente guardar una copia del documento anterior. Sugerimos seleccionar “guardar como” y la adición de un número de versión al final del título. es decir, “robertdoc 1”, “robertdoc2”, etc

Los archivos de almacenamiento en la nube

Una vez que los archivos se organizan los puede subir a la nube. De esta manera  puede buscar a través de su Backup o carpetas de copia de seguridad en su ordenador, tableta o teléfono inteligente y buscar los archivos en cuestión de segundos.

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